Il WorkFlow Management System (WFMS) è un applicazione che gestisce flussi di lavoro.
Qualsiasi azienda, amministrazione pubblica o ente commerciale segue dei protocolli per gestire processi produttivi o amministrativi basati sul passaggio di informazioni o documenti: questi iter possono essere schematizzati come flussi di lavoro a cui si riferiscono i dipendenti e/o gli utenti.

Nella gestione tipica di questi flussi di lavoro molte energie vengono spese inutilmente in due ambiti che non portano alcun risultato pratico.

Da una parte si deve curare il passaggio del lavoro o dei documenti, perdendo tempo e risorse nel cercare di capire che cosa si debba fare di un certo oggetto o a quale ufficio debba essere mandato un incartamento.
Dall’altra parte molte delle attività svolte sono ripetitive e automaticamente gestibili da un’applicazione software anziché da un essere umano.

Il WFMS si propone di automatizzare queste fasi dispendiose e non redditizie dei flussi di lavoro con l’aiuto delle tecnologie informatiche.